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So fügen Sie Outlook-Adressen in ein Word-Dokument ein
 

Problem:

Sie verwenden Outlook 97/98, 2000 oder XP und wollen eine Adresse aus dem Outlook-Adressbuch in ein Word-Dokument einfügen. In Word finden Sie jedoch keine Funktion dafür.

Lösung:

Von Word aus können Sie direkt auf das Outlook-Adressbuch zugreifen, Datensätze auswählen und in ein Word-Dokument einfügen. Dafür müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Adresse einfügen" in einer Symbolleiste unterbringen.

Und so geht's:

• Gehen Sie auf "Extras, Anpassen" und dann auf die Registerkarte "Befehle". Unter "Kategorien:" wählen Sie "Alle Befehle" und unter "Befehle" den Eintrag "Einfügen Adresse".
• Ziehen Sie diesen Eintrag mit der linken Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste, und beenden Sie danach den Dialog per "Schließen". Wenn Sie jetzt das neue Icon "Adresse einfügen" in der Symbolleiste anklicken, öffnet sich der Dialog "Namen einfügen". Hier können Sie einen Namen auswählen und über die Schaltfläche "OK" in das aktuelle Word-Dokument einfügen.

In diesem Dialog lässt sich auch über die Schaltfläche "Eigenschaften" das Outlook-Adressbuch zum Bearbeiten öffnen.

Um darüber hinaus zu bestimmen, welche Felder aus dem Adressbuch Word einfügt und wie diese formatiert sind, gehen Sie so vor:

Sie können sowohl die Felder, welche in der Adresse erscheinen sollen und die Anordnung der Felder weitgehend Ihren spezifischen Wünschen anpassen. Microsoft sieht dafür ein AutoText-Eintrag mit einem ganz bestimmten Namen vor. In der deutschen Ausgabe von Office lautet dieser Name:

• AdreßLayout (für Word 97)
• AdressLayout (für Word2000)

Für ein Gelingen, achten Sie bitte auf folgende Punkte:

• Achten Sie unbedingt auf die hier abgedruckte Schreibweise des Namens für den AutoText-Eintrag!
• Bevor Sie damit beginnen, die Adresse neu zu gestalten, müssen Sie in Erfahrung bringen, unter welchen Feldnamen die einzelnen Felder erkannt werden. Die Tabelle, etwas weiter unten, gibt Ihnen darüber Auskunft.
• Alle Feldnamen müssen in spitze Klammern gesetzt werden.
• Beachten Sie weiter, dass ausschliesslich Grossbuchstaben zur Anwendung kommen.
• Sie dürfen maximal zwölf Feldnamen verwenden.
• Falls Sie mit einer einzigen Adressdefinition nicht über die Runde kommen, müssen Sie für jede Adressdefinition eine eigene Dokumentenvorlage erstellen. Falls Ihnen eine Definition genügt, ist es wohl sinnvoll, den AutoText-Einträge, welcher für das Adresslayout bestimmend ist, in der Standardvorlage Normal.dot abzulegen.
• Obwohl sowohl Outlook wie auch das PAB und Sched.+ MAPI-fähig sind, sind die Felder in einigen Fällen nicht deckungsgleich. Gewisse Felder fehlen in der einen oder andern Anwendung ganz. Word selber bringt eine zusätzliche Einschränkung ein. Word kennt nämlich nur etwa vierzig Felder. Nötig um das ganze Datenmodell in diesem Bereich abzudecken, wären aber rund achtzig Felder. Die Informatik lehrt im ersten Studiensemester, dass vor jedem grösserem EDV-Projekt die Datenmodulierung stehen sollte. Bei der Datenmodulierung geht es darum, die zu verarbeitenden Daten ganz eindeutig zu umschreiben und die Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen zu eruieren. Dies sollte in enger Zusammenarbeit mit den Hauptbenutzern einer neuen Anwendung geschehen. Die Leute, welche hier damit betraut wurden, scheinen dies allerdings leider noch nicht begriffen haben. Anders ist das Durcheinander dieser Felder und Bezeichnungen wohl nicht zu erklären. Erschwerend kommt noch hinzu, dass Begriffe wie z. B. "Titel" oder "Anrede" im angelsächsischen Sprachraum eine andere Bedeutung zu kommt, als bei uns. Sowohl die nachfolgende Tabelle wie auch der eingeblendeten Links zur Knowledge-Base von Microsoft soll einen Überblick geben, welche Felder Sie aus welcher Anwendung unter welchem Feldnamen ansprechen können. Zu diesem Thema kursieren zahlreiche Skripts, welche sich leider in zum Teil widersprechen. Einige davon verbreiten also Fehlinformationen.
• Wichtig: Entgegen einiger deutscher Skripts zu diesem Thema (leider auch von Microsoft selbst), bringt das Nachformatieren der Adressdefinition nichts, Zwar können Sie in der Adressdefinition z.B. die Felder Postleitzahl und Ort fett formatieren, Word kümmert dies aber nicht. Die substituierten Felder werden dadurch also nicht fett formatiert. Es gibt leider keine implizite Lösung um dies zu erreichen, konkret, Sie müssen die Adresse allenfalls manuell nachformatieren.

Tabelle der Adressfeldnamen

Beispiel für eine Adressdefinition

<PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

Anmerkung

Das Nachformatieren der Adressdefinition können Sie sich schenken. Wenn Sie hier einzelne Felder fett formatieren, kümmert Word dies bei der Substitution der Felder nicht.

AutoText-Eintrag aufnehmen

Um den AutoText-Eintrag aufzunehmen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Markieren Sie die ganze Felddefinition.
• Wählen Sie vom Word-Hauptmenü den Dialog Einfügen - AutoText - Neu....
• Als Name für den AutoText wergeben Sie in Word 97 Adreßlayout und in Word2000/XP AdressLayout.
• Schliessen Sie den Dialog mit Ok ab.

Falls Sie beim Verlassen von Word gefragt werden, ob die Standardvorlage Normal.dot gespeichert werden soll, bejahen Sie das bitte.